Loading...
HomeMy WebLinkAboutSWAG agenda 091214Agenda Solid Waste Advisory Group September 12, 2014 6:00 p.m. Solid Waste Operations Center 1. Call to Order - Chair 2. Public Comments - Chair 3. Approve Meeting Summary from August 25, 2014- Chair Attached 4. Communications Consortium Update – Orange County 5. Confirm Meeting Dates, Times and Place – Chair Attached 6. Interlocal Agreement Recommendations County & Towns Staff Attached* 7. Advisory Group Review of Draft Interlocal Agreement Attached 8. Priority Items for the Friday September 26th Meeting 9. Interest in Scheduling Tours of Other Solid Waste Facilities (Greensboro Waste Transfer Station)? 10. Other 11. Adjourn (8:00) *Staff recommendations will be delivered by separate email Tuesday. Sandwiches and fixings will be provided for the first meeting, and the SWAG can decide if it would like more of the same (or something else) for future meetings. 1    September 12, 2014 SWAG Handout  Interlocal Agreement for Solid Waste Management  Draft Outline – April 16, 2014  Construction & Demolition(C&D) and Municipal Solid Waste (MSW) Landfills  • County to maintain financial, regulatory and environmental responsibility for landfill operations, closure and for post‐ closure maintenance/monitoring  • County to monitor operation and performance of University Landfill Gas Recovery System  • County to provide ancillary services for placement of materials such as:  o White Goods/Appliances  o Scrap Tires  o Scrap Metal  o Clean Wood Waste  o Vegetative waste  o Mattresses  o Electronics  o Household Hazardous Waste  o Other materials as markets and program funding becomes available  • Towns and County will, in support of the solid waste enterprise fund,  direct C&D waste from projects where local  government funding is utilized, including school construction and renovation, to the County C&D Landfill  • Towns and County will, in support of the solid waste enterprise fund,  deliver white goods/appliances, vegetative  wastes and scrap metal and other materials as agreed on in the future, to County recycling facilities   • Tipping fees (if any) shall be established annually as part of the County budget process and become effective on July  1; County Manager’s fee recommendations will be available to parties to Interlocal Agreement no later than May 1  and Solid Waste Director’s fee recommendations will be available to parties to Interlocal Agreement no later than  April 1 (County will respond to inquiries earlier if fee recommendations are available)  Municipal Solid Waste Collection and Transfer   • Carrboro, Chapel Hill, Hillsborough and Orange County will maintain authority and responsibility for MSW collected  and transferred within their respective jurisdictions.   • Should the County or a Town (or Towns) plan, site and develop a waste transfer station the Agreement may be  amended if necessary to clarify access, etc.  Possible County use of a local waste transfer station may need to be addressed more directly if a Town owned waste  transfer station is developed.  Likewise for Towns use if the County pursues a waste transfer station.  • County will develop, operate and fund Solid Waste Convenience Centers that accept residentially generated MSW,  C&D, bulky waste, etc. for all County/Town residents.   • Parties will provide minimum twelve months’ notice of intent to implement a pay‐as‐you‐throw residential waste  collection system that has the potential to financially or operationally impact another party.  • Any consideration of eliminating a program, facility or service shall first be discussed by the advisory  committee/commission/board/group so that all parties may provide input to the decision.  • County will endeavor to maximize schedule of operation and services available (subject to material markets and  budgetary considerations) at Convenience Centers, consistent with current District/Neighborhood concept or other  convenience center concepts as directed by the Board of Commissioners.  Current District Center[Walnut Grove  Church Road and Eubanks Road (pending)] services include:  o residential municipal waste   2    o household hazardous waste  o cardboard  o waste oil, filters and anti‐freeze  o yard waste  o scrap tires  o clean wood waste  o scrap metal and white goods  o cooking oil and residential food waste  o mixed recyclables (bottles, cans, mixed paper)  o rigid plastics  o textiles/shoes  o salvage shed   o electronics  o batteries (wet & dry cell)  o plastic film  Storm Debris Management  • County to provide landfill for construction debris created from severe storms  • County to provide debris management sites for delivery of severe storm event vegetative debris  • Emergency storm debris collection and monitoring are the responsibility of each jurisdiction unless otherwise noted  in a separate MOU  Collection, Processing, Transfer and Materials Marketing of Recyclable Materials  Are more details are needed on the frequency of collection, types of containers, materials collected, etc.?  Recycling programs and services that are provided at the time of implementation of the Interlocal Agreement are anticipated to  be continued for the foreseeable future.  Periodic expansions, modifications, improvements or adjustments to  programs/services may be made by the County (subject to material markets and budgetary considerations).  County will  coordinate/collaborate with Towns regarding changes to programs/services operated within the Towns through an advisory  board/committee established for this purpose, or other means as agreed.  It is the County’s objective to offer equivalent services/programs within the Towns.  Some services may be provided to  individual Towns as special negotiated services that may require service fees or other specific compensation.  The portion of  Chapel Hill located within Durham County should receive those services which other parts of the Town of Chapel Hill receive.  County to ensure that recycling programs/services provided by the County are of high quality and reliable with regard to  customer service, adherence to route schedules, prevention of overflow of drop‐off site receptacles, resolution of complaints,  safety, making progress toward waste reduction objectives,  etc.  County will coordinate urban curbside recycling collection  routing with municipal waste collection routing (as requested) to the extent possible, consistent with collection efficiency and  available resources (i.e. roll‐carts, compacting collection vehicles, etc.)  County will endeavor to maintain maximum efficiency in  recycling and waste reduction programs, consistent with generally accepted industry best management practices.  Towns will  coordinate/collaborate with County with regard to specific interests/initiatives that affect performance of County programs and  services, such as PAYT, organics diversion, etc.  Current 24‐Hour Recycling Drop‐off Centers are intended to remain in service, subject to County budgetary considerations, site  availability, space limitations, material market availability and Town recyclable material drop‐off requirements.  The five current  drop‐off sites include: Cedar Falls Park, Hampton Point, Carrboro Plaza, University Mall and Meadowmont.   No reductions or  additions of drop‐off sites are contemplated at this time. Reduction/addition in the number of centers within each Town shall  be coordinated/reviewed by advisory board/commission/committee/group.  3    Current recycling services provided to the towns (incorporated municipalities) by the County include:  Weekly residential curbside collection (single stream) – co‐mingled collection currently provided by contract to the County with  95 gallon roll carts; materials include clean‐dry paper, metal cans, glass bottles and jars, plastic bottles/tubs/cups, drink and  milk cartons, cardboard, aerosol cans, aluminum foil/trays   Multi‐family collection (single stream) – co‐mingled collection available to all multi‐family facilities throughout the County at  necessary collection frequency; materials include clean‐dry paper, metal cans, glass bottles and jars, plastic bottles/tubs/cups,  drink and milk cartons, cardboard, aerosol cans, aluminum foil/trays   Food Waste collection – available to all restaurant, food preparation, supermarket, etc. (pre and post‐consumer) who meet a  County established minimum monthly quantity generated threshold and can adhere to quality requirements and accessibility  Bar/Restaurant and other commercial location collection (single stream) – objective of providing services to all establishments  in the County according to pending comprehensive recycling plan and available funding  Downtown Cardboard Collection (Chapel Hill only) – fee based on negotiated rate directly with Chapel Hill and may be available  to other Towns upon request  Downtown Pedestrian Bins – fee based on negotiated rate directly with Chapel Hill and may be available to other Towns for a  fee upon request; subject to coordination of receptacle used with County and level of contamination of materials  Park & Ride Lot Collection ( currently 3 locations in Chapel Hill and 2 in Carrboro) ‐ fee based on negotiated rate directly with  Chapel Hill and Carrboro and may be available to Hillsborough upon request; subject to coordination of receptacle used with  County and level of contamination of materials  Municipal Park Collection ‐ fee based on negotiated rate directly with Chapel Hill and may be available to other Towns upon  request; subject to coordination of receptacle used with County and level of contamination of materials   Government building collection for all local governments and OWASA  – recycling service available to all local government  buildings and OWASA; other government buildings at County discretion and available resources  Public Housing ‐ (multi‐family style service or single family, as appropriate to housing type) – public housing will be service in  the same manner as other residences, whether multi‐family or single family type service; County to provide periodic  communication as needed with Department of Public Housing regarding outreach and education of residents, management and  other changes to public housing services  Public Schools collection ‐‐ fee based, contracted service negotiated directly with the individual school system  Holiday Service – County will publish holiday schedules annually for curbside collection.  There will be no service on New Year’s  Day, Thanksgiving Day and Christmas Day.  Other holiday service will be scheduled according to specific day of week of  observed holiday. County shall be responsible for providing service and facility holiday schedule to parties and to make a good  faith effort to coordinate service schedules to the extent practicable.  Hours of Operation – County will establish hours of operation for County services/facilities; County will consult with Towns  when changes in hours of operation are being considered, except in extenuating and temporary situations such as storm  events; County will attempt to notify municipalities by 7am the morning of any event that impacts regular facility hours of  operation  Recycling (unstaffed) Drop‐off Centers – recycling drop‐off centers within the Towns will be serviced by County on an as needed  basis;  materials include clean‐dry paper, metal cans, glass bottles and jars, plastic bottles/tubs/cups, drink and milk cartons,  cardboard, aerosol cans, aluminum foil/trays  • Towns will cooperate with County to site or maintain current locations as necessary  4    • materials currently available at these centers at the time of the execution of this agreement will be maintained and  any consideration to reduce the current available materials will first be discussed by the advisory  committee/commission/board  • materials may be added at County discretion  • County will, with the relevant Town cooperation, maintain the sites with regard to screening, signage, litter collection  and illegal dumping (includes any existing agreement for site maintenance)    Customer Service, Education and Outreach  • County is responsible for preparation, distribution, expense and coordination for education and outreach services  related to waste management, recycling and waste reduction services/programs under its administration, including  advertising of holiday schedules.  A multi‐media approach will be utilized.  Solid Waste Management Planning, Data Management and Reporting  • County, in cooperation with the Towns of Carrboro, Chapel Hill and Hillsborough, is responsible for development and  timely submission of required annual reporting and solid waste management planning to NC DENR.    • Towns and County will cooperate with requests for information/data in a timely fashion.  • Consideration will be given by County to investigation of increased diversion of organic wastes, especially  commercially generated food wastes.  • Consideration will be given by County to investigation of increased diversion of commercial/non‐residential wastes,  including review of program financing  • County, in cooperation/coordination with the Towns, will develop recycling performance measures and tracking data  for various programs of interest  o Consistent with the reasonably available or obtainable data given the integrated nature of most recycling  programs; annual reporting examples include:  Number of households and multifamily units served by curbside program/by Town  Number of businesses serviced with onsite collection service/by jurisdiction  Participation rates for curbside program by jurisdiction  comparison with prior year  o To be provided upon request, annually or otherwise reasonably accessible   o To maintain data in a secure manner, consistent with public records law of North Carolina  Financial  Fees for the purpose of providing Urban Curbside and Multi‐family recycling services within the jurisdictions of the Towns  shall be established through each Town’s budgetary process.  Through such process Towns shall establish recycling service  fees based on County’s recommendation, which recommendation shall be based on County’s good faith estimate of the  costs of providing recycling services within the Towns’ jurisdictions.  The County will provide proposed fees to Towns for  Urban Curbside and Multi‐family recycling services by April 1 (Solid Waste Directors recommendation) and May 1 of each  year (County Manager’s recommendation if different from Directors), unless multi‐year fee rate is established.      • The Towns shall, through its budgetary process, set fees for the costs of services provided pursuant to the terms of  this Agreement for those areas of the Town situated in Durham County.    • The Towns shall establish said fees based on County’s recommendation, which recommendation shall be based on  County’s good faith estimate of the costs of providing services contemplated by this Agreement within that area of  the Town situated in Durham County.     • The Town shall authorize County to collect and administer said fees and County shall apply the full revenue of said  fees solely toward the costs of providing services in that area of the Town of Chapel Hill situated in Durham County.    Annually no later than April 1 (Solid Waste Directors recommendation) and May 1 of each year (County Manager’s  recommendation if different from Directors), County shall notify Towns of the proposed tipping fees and fees associated  with services other than recycling provided pursuant to the terms of this Agreement.  Subject to the terms and any  5    exceptions provided in this section, County shall be solely responsible for establishing said fees. County shall establish said  fees through its good faith estimate of the actual costs of providing the services contemplated by this Agreement.  Fees  imposed pursuant to the terms of this Agreement shall be uniform for each Town and shall be in an amount sufficient to  fully cover the costs of providing the services contemplated by this Agreement.     • Subject to the two exceptions set out below, any fee increase of more than five percent (5%) must be approved by  the Towns in advance.    o This shall not apply where County has provided at least twelve (12) months’ notice of said fee increase and  where such increase greater than five percent (5%) is necessary to maintain the then current level of services.    o County’s service contract provider, a provider of some services contemplated by this Agreement, contains  provisions for annual increases in costs based on annual increases in the national Consumer Price Index (“CPI”).   This Paragraph shall not apply where a greater than ten percent (10%) fee increase is necessary based on the CPI  increase requirement of County’s contract with service provider, or any other service provider where the service  contract contains a similar provision, and where County has notified Town prior to May 1 of a fiscal year in which  such a CPI increase greater than 10 percent (10%) is expected for the next fiscal year.    Need to confirm that this is an accurate reflection of the process.  Should Towns have the ability to comment/negotiate all fees  charged to Town residents and to the Town governments, including Basic Services Fee, Convenience Center Fee, mattress  recycling fee, C&D landfill fee, etc.?  Wording is somewhat confusing.    In the event a Town or Towns fail to approve a fee increase of greater than ten percent (10%) for any service where such  increase is necessary to fully pay for the provision of any service contemplated by the terms of this Agreement or where  such increase is necessary for County to meet its contractual obligations with any contractor engaged in providing any of  the services contemplated by this Agreement County may, at its option, terminate this Agreement as it applies to any  Town that fails to approve said fee increase.      o Any termination pursuant to this section shall be without cost or penalty to County.  o In the event County terminates this Agreement pursuant to the terms of this section the Town or Towns with  which the Agreement is terminated shall be responsible for the full amount of any outstanding costs or debt  related to the provision of services contemplated by this Agreement as such costs or debt apply within its  territorial jurisdiction.   Need better understanding as to definition of debt.  o Any termination pursuant to this section shall be effective at the end of the fiscal year in which a Town or Towns  fail to approve the aforementioned fee increase and after written notice by the County to the Town(s).     “If the County determines that it is or may be advisable to create and impose any additional type of Governmental Fee  (beyond the existing Urban Curbside and Multi‐family Fee), then the County will give at least 60 days’ notice of the  proposed Governmental Fee to the other parties. A Governmental Fee may then be imposed only if the creation and  imposition of such Governmental Fee is subsequently approved by the County and at least one other of the largest two (by  population) local government Parties. A new Governmental Fee will take effect at the end of the notice period or, if later,  the date of the last Governing Body approval necessary for it to take effect.”  “The County may increase any individual Governmental Fee (except the existing Urban Curbside or Multi‐family Fee) from  time to time in its discretion with at least 60 days’ notice of the increase to all Parties. The County may not, however,  increase any individual Governmental Fee during or at the beginning of any Fiscal Year to a fee that exceeds the fee in  effect at the end of the preceding Fiscal Year by more than 10%, without the prior consent of all the other Parties. The  Parties intend and agree that the County shall endeavor to adjust any and all Governmental Fees only annually, with  changes becoming effective only at the beginning of a Fiscal Year.”  Advisory Board or Citizens Committee  Staff discussed adding more detail here but had little direction from elected officials.  • Representing each Town, County and potentially the University  • State composition, terms, rules of procedure and membership   • State mission/charge  6    o Advise the County’s governing board on matters related to solid waste and recycling services, programs and  policies of the waste management system governed by this Interlocal Agreement.  To recommend programs, policies, expansions amendments and reductions of services and other  matters related to the operation of the system  To provide a forum for development of a comprehensive county‐wide solid waste plan  To provide advice to the County Manager and Board of Commissioners with regard to  development of the proposed annual solid waste budget  To respond to inquiries or requests for opinion from the County’s governing body, or such other  matters as any Town governing Board or the County Manager may request  To initiate research, analysis or review on existing services, programs or policies  To provide a public forum for the discussion of issues related to system programs/policies   Note: Elected officials may wish to initiate a separate process to determine nature and composition of advisory  committee/commission or board, or Orange County Waste Partners Group.  Code Enforcement/Regulatory Compliance  • Towns will allow enforcement of County regulated recyclable material ordinance (RRMO) within Town municipal  limits  • Towns may assist in enforcement of RRMO using their staff in coordination with County staff  • Towns will monitor waste collected by Town staff for banned materials in order to prevent their delivery for disposal   • County will provide solid waste plan advice, review and approvals in concert with development applications to various  jurisdictions  Term of Agreement  Interlocal Agreement will become effective upon execution by each Town and County and remain in effect until eliminated by  agreement of the parties or the majority of the parties withdraw.  Parties to the agreement may withdraw with 12 month  notice and payment of its per‐capita share of any outstanding debt related to the services, facilities and programs listed above  and any debt which is incurred while a party to the Interlocal Agreement up to the time of notice to withdraw. The withdrawing  party shall be responsible for the full amount of any outstanding costs or debt related to the provision of services or facilities  contemplated by this Agreement as such costs or debt apply within its territorial jurisdiction.      All agreed that a better definition of debt should be provided.  Should an acceptable materials list for each program be included?  Memorandum    To:   SWAG  From:  Solid Waste and Public Works Staff of Orange County and Towns of Carrboro, Chapel Hill and  Hillsborough  Subject:  Priority Items for Inclusion in Interlocal Agreement  Date:   September 12, 2014    Introduction    The SWAG requested at its August 25, 2014, meeting that staff of Solid Waste and Public Works Departments set  some priorities among the various issues previously identified and enumerated in the BOCC work session of May  13, 2014, and from the SWAG meeting on August 25 that could be part of an interlocal agreement (ILA)  among  the parties.     To begin the staff discussions, it was felt, in order to establish a contextual framework, that a general set of values  should be considered.  The proposed values for the Interlocal Agreement for solid waste and recycling are  expressed below:    The general objective of the ILA is to develop the organizational framework for the Towns, University and County  to work together regarding the provision of solid waste and recycling services and facilities, except for those  services or facilities excluded from joint purview. The ILA should also:    • Include funding parameters and means for covered services and facilities that are equitable and adequate  to meet short and long term funding obligations;  • Include an advisory function that incorporates substantive citizen and government participation and  involvement to provide advice, monitoring, recommendations, etc. to ILA signatories;  • Acknowledge the shared interest of signatories in pursuing environmentally responsible policies,  programs and practices whose objectives are minimization of waste to be land disposed and  maximizing  the reduction, reuse and recycling of waste materials;  • Ensure cost‐effective and efficient program and facility operations;  • Prioritize environmental education and outreach around solid waste issues to all residents, businesses and  institutions within Orange County; and  • Promote a high level of customer service through programs, services and facilities.    Discussion    Based on discussions among the Town and County solid waste and public works staffs, various issues for creating  a functional ILA and future solid waste governance activities were divided into the following three broad  categories:    1. Immediate Priority: Elements that should be part of ILA and addressed in the near term;  2. Short‐term Priority: Elements of importance that can be part of an ILA but whose details for  determining governance are not pressing and can be more specifically defined at a later date; and  3. Long‐term Priority: Items of longer‐term interest that can be taken up either later by SWAG or by a  subsequent advisory board and are not critical to implementation of ILA.   The staffs of all four jurisdictions have prioritized key issues into a table shown on the following pages, according  to our general consensual agreement by the ranking method above. In addition, we have provided some  comments noting if the items are already addressed in some form in the draft ILA the SWAG has received. Also  included are other general comments and notes that may be useful in furthering the discussion among the SWAG  to develop the final ILA.    It is recommended that the SWAG consider the prioritization of key issues for the development of the ILA as  detailed in this memorandum.   Immediate Priority Key Issue Section of current DRAFT ILA Additional Comments Recycling Programs and Section IV; Section VI article E While a very specific and well- defined list of current services is now shown as Services including existing (performance measures). Section IV, whether a specific process governing program expansion, programs /services parameters improvement, modification, etc. is necessary or appropriate to be incorporated into the ILA is uncertain. It is clear that programs will change or evolve over time and perhaps changes could be evaluated and discussed by the permanent advisory function contemplated for the ILA and not otherwise delineated in the ILA at this time. Equitable Funding Mechanisms Section V The current Section V discusses financial issues and fees in detail relative to urban for establishing fees and making & multifamily fees that are assessed solely within the Towns, but does not cover future joint decisions including other recycling or other county waste program /facility funding elements. This degree of County discretion in section is predicated on continued use of fees to fund municipal programs and will fee (or Tax) setting have to be revised depending on yet to be made funding decisions. Creating permanent advisory Section VI article G . The SWAG is this body for now. Once the SWAG addresses the immediate body including citizens priorities of developing and authorizing an ILA and creating a recycling financing mechanism, there is already consensus on creating a broader, ongoing advisory function that would include residents. While staff feels creation of an advisory body is essential, it is not likely to be accomplished in the next four meetings of the SWAG. Development of a Waste Section III Article B and Section VI Staff believes development of a local waste transfer facility is important, but does Transfer Station within Orange Article F. not think that details such as the ownership, operations, location and users of the County facility must be defined in the ILA at this time. Defining Debt in re: withdrawal Section I article B and Section V There has been discussion of the need to better define the debt obligations should from ILA article D a member wish to withdraw from the agreement at some point in the future. Emergency Storm Debris Section VI article B The text in Section VI article B seems to adequately cover this element. Management /Planning Supporting Public Education on Section VI, article D A communication plan shall be reviewed by the advisory group or board. Solid Waste & Recycling Issues C &D Waste Section IIA Existing language in Section ILA seems adequate. Short -term Priority Key Issue Section of current DRAFT ILA Additional Comments Alternate technologies (not Alternative technologies hold great promise but staff feels this issue, given the burial) including but not limited Diversion of organics referenced in other pressing waste management issues, is better delayed for future to organics collection and Section VI article E. consideration by a detailed amendment. Existing ILA language or inclusion in the processing (possibly including mission of a future advisory body would seem to sanction or empower ILA biosolids), Waste -to- Energy, members to proceed to evaluate and examine a wide range of possible etc. technologies. How to involve UNC CH & UNC UNC and UNC Hospital are both invited and encouraged to be part of ILA. When Hospital UNC and the Hospital are ready to participate the ILA can easily be amended to incorporate them. Long -term Priority Key Issue Section of current DRAFT ILA Additional Comments Future use of closed LF sites Long term issue. Reducing SW not Section VI article C Section VI article C addresses existing ordinance (RRMO) regarding solid waste, recycled /Regulatory including landfill bans, illegal dumping, etc. Further investigation of solid waste reduction initiatives may include: regulatory approaches such as landfill bans, further promotion of backyard composting, PAYT and other economic and non- economic incentives. This issue is important but does not seem to be a high priority matter given other, more pressing solid waste business. It would seem appropriate that a new advisory entity could evaluate and make recommendations on these issues either at the request of one or more ILA members or self- initiated. Partnerships w/ neighboring While generally appealing it does not appear to be an immediate priority, but jurisdictions rather a longer term issue.